Tại sao hiểu đúng về văn hóa tổ chức lại quan trọng?
Khái niệm về văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức là gì?
Tầm quan trọng của văn hóa tổ chức
Bạn có thể dễ dàng bắt gặp những bài viết hay cuộc thảo luận về tầm quan trọng của văn hóa tổ chức. Đặc biệt, với những người làm nhân sự, đây không chỉ là một chủ đề thường xuyên được đề cập mà còn là một vấn đề cần phải liên tục suy nghĩ và tìm cách cải thiện.
Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi:
"Vậy rốt cuộc văn hóa tổ chức là gì?"
Mọi người đều nhấn mạnh rằng nó quan trọng, nhưng thực tế không phải ai cũng có thể giải thích rõ ràng bản chất của nó là gì và tại sao nó quan trọng. Chính vì vậy, hôm nay chúng ta sẽ đi sâu vào chủ đề này. Hiểu rõ về văn hóa tổ chức không chỉ giúp HR có cách tiếp cận chính xác hơn mà còn có thể nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng và quản lý nhân sự.
Văn hóa tổ chức có thực sự "tốt" hay "xấu"?
Thông thường, khi nhắc đến văn hóa tổ chức, chúng ta hay nghe các cụm từ như "văn hóa tích cực" hoặc "văn hóa tiêu cực", giống như thể có một chuẩn mực tuyệt đối để phân loại văn hóa tổ chức là "tốt" hay "xấu".
Nhưng thực tế không phải vậy. Hãy thử tưởng tượng khi ai đó nói rằng "văn hóa của đất nước này là tích cực" hay "văn hóa của đất nước kia là tiêu cực" – nghe có vẻ không hợp lý, đúng không?
Văn hóa không thể bị đánh giá theo tiêu chí đúng hay sai tuyệt đối. Thay vào đó, chúng ta chỉ có thể xem xét mức độ phù hợp giữa một nền văn hóa và một cá nhân. Điều này cũng đúng với văn hóa tổ chức – có thể một nhân viên cảm thấy thoải mái và phát triển tốt trong môi trường đó, nhưng với một người khác, nó lại không phù hợp.
Điều này là do bản chất của văn hóa là trung lập. Nó không thể được đánh giá là tốt hay xấu một cách khách quan, và ngay cả khi có ai đó đưa ra nhận xét, đánh giá đó vẫn có thể thay đổi tùy vào góc nhìn cá nhân.
Vậy văn hóa tổ chức thực sự là gì?
Văn hóa tổ chức (organizational culture) có thể được định nghĩa là tập hợp những niềm tin và giá trị ngầm định mà các thành viên trong tổ chức chia sẻ.
Nói một cách đơn giản, đó là những điều mà tất cả mọi người coi là quan trọng, dù không nói ra trực tiếp. Văn hóa tổ chức mang tính trừu tượng và không thể quan sát trực tiếp. Nó không phải là thứ có thể nhìn thấy rõ ràng, nhưng vẫn tồn tại một cách vô hình và có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách mọi người hành động.
Thực tế, không có nhiều cách để đo lường văn hóa tổ chức một cách trực tiếp. Ngay cả các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực này cũng chỉ có thể đánh giá gián tiếp thông qua các chỉ số liên quan.
Văn hóa tổ chức thường được thể hiện thông qua các quy tắc ngầm và chuẩn mực trong tổ chức. Chẳng hạn như:
"Muốn hòa nhập vào công ty này, bạn nên làm theo cách này."
"Trong tổ chức của chúng ta, không ai làm việc theo cách đó."
Những quy tắc này không nhất thiết được viết ra hay truyền đạt một cách rõ ràng, nhưng tất cả các thành viên đều ngầm hiểu và tuân theo.
Vậy những gì chúng ta thường nhắc đến khi nói về văn hóa tổ chức là gì?
Khi nghĩ về các công ty như Google hay Netflix, chúng ta thường nghe nói đến các chính sách, quy trình giao tiếp, chế độ phúc lợi, trải nghiệm nhân viên. Nhưng thực chất, đây có thực sự là văn hóa tổ chức không?
Chính xác hơn, những yếu tố này thuộc về khí hậu tổ chức (organizational climate).
Nếu văn hóa tổ chức mang tính trừu tượng, được hình thành từ những niềm tin và giá trị ngầm định, thì khí hậu tổ chức lại cụ thể hơn, phản ánh những trải nghiệm thực tế trong môi trường làm việc.
Sự khác biệt giữa văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức
Chúng ta hãy cùng đi sâu hơn để hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này. 🚀
Sự khác biệt giữa văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức
Văn hóa tổ chức phản ánh những giá trị mà tổ chức coi trọng
Có một lý thuyết nổi tiếng về văn hóa tổ chức, đó là mô hình giá trị cạnh tranh (Competing Values Framework).
Việc hiểu mô hình này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt khái niệm về văn hóa tổ chức. Trước tiên, hãy thử đặt ra câu hỏi sau:
"Yếu tố quan trọng nhất để một công ty thành công là gì?"
Bạn hãy tự trả lời câu hỏi này. Câu trả lời của bạn là gì? Nếu nhìn từ góc độ của công ty bạn, câu trả lời sẽ như thế nào?
Điều này quan trọng bởi vì câu trả lời cho câu hỏi trên thường phản ánh bản chất của văn hóa tổ chức. Có rất nhiều câu trả lời khác nhau, chẳng hạn như ý tưởng sáng tạo, mối quan hệ giữa con người, hiệu quả và sự ổn định, hay khả năng cạnh tranh và hiệu suất.
Mô hình giá trị cạnh tranh & 4 loại văn hóa tổ chức
Theo mô hình giá trị cạnh tranh (Competing Values Framework), văn hóa tổ chức có thể được chia thành 4 loại chính, dựa trên các giá trị mà tổ chức coi trọng. Bốn ví dụ được đề cập ở trên tương ứng với bốn loại văn hóa khác nhau:
Văn hóa sáng tạo & linh hoạt (Adhocracy) → Đề cao ý tưởng sáng tạo
Văn hóa gia đình & cộng tác (Clan) → Đề cao mối quan hệ giữa con người
Văn hóa thứ bậc & ổn định (Hierarchy) → Đề cao hiệu quả và sự ổn định
Văn hóa cạnh tranh & hiệu suất (Market) → Đề cao khả năng cạnh tranh và thành tích
Chi tiết về từng loại văn hóa này sẽ được đề cập trong một bài viết khác. Hôm nay, chúng ta sẽ tập trung vào việc hiểu rõ khái niệm văn hóa tổ chức.
Văn hóa tổ chức phản ánh giá trị cốt lõi của công ty
Câu trả lời cho câu hỏi: "Điều gì là quan trọng nhất trong tổ chức?" chính là yếu tố xác định văn hóa của tổ chức đó.
Dựa trên những giá trị này, lãnh đạo sẽ hành động theo một cách nhất định, HR sẽ định hình cách họ quản lý nhân sự, và nhân viên cũng sẽ có những cách hành xử phù hợp với văn hóa công ty.
Những yếu tố này dần dần trở thành quy tắc ngầm, tạo nên một nền văn hóa tổ chức mà chúng ta không thể nhìn thấy trực tiếp, nhưng lại có ảnh hưởng mạnh mẽ.
Văn hóa tổ chức được hình thành từ niềm tin và giá trị, vì vậy nó không dễ dàng thay đổi theo thời gian. Hơn nữa, không thể nói rằng một loại văn hóa nào đó là tuyệt đối tốt hay xấu – mỗi mô hình văn hóa đều có ưu điểm và hạn chế riêng.
Khí hậu tổ chức phản ánh trải nghiệm của nhân viên về tổ chức
Mặt khác, khí hậu tổ chức có một bản chất khác.
Như đã đề cập trước đó, khí hậu tổ chức phản ánh cảm xúc, thái độ, suy nghĩ, nhận thức và trải nghiệm của nhân viên đối với tổ chức. Ví dụ, nhân viên có thể cảm thấy "cách làm việc của nhóm chúng tôi quá phức tạp" hoặc "đội nhóm của chúng tôi thực sự gắn kết". Những suy nghĩ và cảm giác này phản ánh khí hậu tổ chức.
Những yếu tố tạo nên khí hậu tổ chức có thể bao gồm chính sách phúc lợi, quy trình làm việc, hay cách nhân viên tương tác với đồng nghiệp và cấp trên.
Khí hậu tổ chức có thể được đánh giá là tốt hay xấu
Không giống như văn hóa tổ chức, khí hậu tổ chức có thể được đánh giá rõ ràng là tích cực hay tiêu cực.
Những trải nghiệm tích cực xuất hiện khi:
Quy trình làm việc rõ ràng
Có đủ hỗ trợ và hợp tác trong công việc
Mối quan hệ giữa đồng nghiệp và lãnh đạo thân thiện
Ngược lại, những trải nghiệm tiêu cực gia tăng khi:
Hướng dẫn công việc không rõ ràng
Quy trình ra quyết định quá phức tạp
Xảy ra nhiều mâu thuẫn nội bộ hoặc chính trị công sở
Ngoài ra, do bản chất của trải nghiệm, khí hậu tổ chức có thể thay đổi trong thời gian ngắn hơn so với văn hóa tổ chức, vốn mang tính ổn định hơn.
Có phải chúng ta đã nhầm lẫn giữa văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức?
Khi nhìn lại, có thể thấy rằng những gì chúng ta thường gọi là văn hóa tổ chức thực ra lại gần với khái niệm khí hậu tổ chức. Sự khác biệt giữa hai khái niệm này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về cách các yếu tố trong tổ chức ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên. 🚀
Những yếu tố cần cân nhắc khi thay đổi văn hóa tổ chức
Hãy cùng xem xét lý do tại sao việc hiểu rõ khái niệm văn hóa tổ chức lại quan trọng.
Trước đó, chúng ta đã so sánh sự khác biệt giữa văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức. Văn hóa tổ chức có tính trừu tượng và khó thay đổi theo thời gian, trong khi khí hậu tổ chức mang tính cụ thể và có thể thay đổi trong thời gian ngắn hơn.
Ở đây, có hai yếu tố quan trọng cần lưu ý: thời gian cần thiết để thay đổi và mức độ cụ thể của sự thay đổi.
Khi một tổ chức nhận thấy cần phải thay đổi văn hóa, việc lập kế hoạch thay đổi có thể trở nên rất mơ hồ và khó triển khai. Ví dụ, nhiều tổ chức muốn xây dựng một văn hóa đổi mới sáng tạo hoặc cấu trúc làm việc phẳng (ít phân cấp hơn). Nhưng câu hỏi đặt ra là: Cách thực hiện là gì? Những bước nào cần phải thực hiện?
Nếu có sự phân biệt rõ ràng giữa văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức, chúng ta có thể xây dựng một kế hoạch cụ thể hơn, giúp định hướng quá trình thay đổi một cách có hệ thống.
Sự thay đổi trong giá trị tổ chức
Giả sử chúng ta muốn xây dựng một văn hóa tổ chức đổi mới sáng tạo hơn. Trong trường hợp này, cần kết hợp chiến lược dài hạn và ngắn hạn để đảm bảo sự thay đổi diễn ra hiệu quả.
Về chiến lược dài hạn, trước tiên cần phản ánh suy nghĩ và giá trị của ban lãnh đạo, từ đó xác định điều gì là quan trọng đối với công ty. Sau khi xác định, giá trị này phải được lồng ghép vào mọi quá trình ra quyết định trong tổ chức. Đây chính là quá trình thay đổi văn hóa tổ chức.
Cụ thể, từ khâu tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, cho đến các tình huống làm việc thực tế, tiêu chí "đổi mới sáng tạo" cần được áp dụng. Ví dụ, khi có nhiều phương án lựa chọn, tổ chức nên có xu hướng ủng hộ những ý tưởng mới mẻ, ngay cả khi chúng có rủi ro.
Bên cạnh đó, tổ chức cần xây dựng hệ thống khen thưởng và công nhận, nhằm khuyến khích nhân viên mạnh dạn thử nghiệm những điều mới. Và cuối cùng, những giá trị này cần trở thành quy tắc ngầm mà các nhân viên có thể cảm nhận và thực hành trong công việc hàng ngày.
Tuy nhiên, quá trình này không thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Việc thay đổi văn hóa tổ chức luôn cần thời gian và sự kiên trì để có thể được áp dụng một cách bền vững.
Sự thay đổi trong trải nghiệm của nhân viên
Đồng thời, trong ngắn hạn, điều quan trọng là xác định rõ những trải nghiệm nào của nhân viên cần được chú trọng và quản lý một cách hiệu quả.
Ví dụ, trong một tổ chức đề cao sự đổi mới sáng tạo, cảm giác an toàn tâm lý và mức độ tự chủ của nhân viên có thể là yếu tố quan trọng. Điều này có nghĩa là nhân viên cần có trải nghiệm được phép thử nghiệm và chấp nhận rủi ro mà không lo sợ bị trừng phạt. Ngoài ra, họ cũng cần cảm nhận được quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định, cũng như khả năng tự đặt ra mục tiêu và điều chỉnh công việc của mình.
Một cách để tạo ra môi trường như vậy là thiết kế các chương trình đào tạo và chính sách phù hợp, giúp nhân viên có nhiều cơ hội trải nghiệm những điều này hơn trong công việc hàng ngày.
Tóm lại, nếu xét theo góc độ văn hóa tổ chức, thì nhiệm vụ chính là xây dựng một chiến lược dài hạn, mang tính tổng thể. Ngược lại, nếu xét theo góc độ khí hậu tổ chức, thì trọng tâm sẽ là thiết kế những trải nghiệm và chính sách cụ thể, có thể triển khai trực tiếp.
Ngay cả khi theo dõi sự thay đổi, văn hóa tổ chức thường được đánh giá trong khoảng thời gian dài hơn (6 tháng đến 1 năm), trong khi khí hậu tổ chức có thể được đo lường trong các khoảng thời gian ngắn hơn, thông qua pulse survey từ 1 tháng đến 3-6 tháng.
Lợi ích của việc hiểu rõ văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức
Thông thường, các vấn đề mà HR xử lý không mang tính hữu hình, khiến việc xác định đúng mục tiêu trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự lãng phí tài nguyên và nỗ lực, nhưng kết quả thu được vẫn chưa thực sự rõ ràng.
Tuy nhiên, khi hiểu rõ khái niệm về văn hóa tổ chức và khí hậu tổ chức, việc đặt mục tiêu sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Chỉ cần tận dụng tốt sự khác biệt giữa hai khái niệm này, HR có thể đưa ra những quyết định hiệu quả hơn, đồng thời tiếp cận nhiều thông tin hữu ích hơn.
Ở Việt Nam, khái niệm khí hậu tổ chức vẫn chưa phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên, nếu tìm kiếm từ khóa "organizational climate" bằng tiếng Anh, bạn sẽ thấy có nhiều tài liệu được hệ thống rõ ràng hơn.
Từ các bài nghiên cứu học thuật cho đến các bài viết trên blog với nội dung dễ hiểu, có rất nhiều nguồn tham khảo hữu ích. Khi có thể tiếp cận được những định nghĩa và thông tin chính xác, HR sẽ bớt cảm thấy mơ hồ hơn và có thể định hướng tốt hơn trong việc xây dựng tổ chức.